Как без мышки сохранить документ в ворде: способы, пошагово

В каком формате сохранять вордовские документы

Старые и новые версии текстового редактора MS Word содержат разные форматы документов. В текстовом редакторе используются расширения:

• .doc — расширение старого образца, применялись до версии 2003 года;
• .docx — расширение нового образца, применяется в версиях от 2003 года.

Если бы все пользователи шли в ногу со временем, думаю проблем бы не возникло, но так как многие, просто не хотят заниматься обновлением программного обеспечения, появляются проблемы связанные с открытием текстовых файлов и передать свою работу на проверку или согласование, не представляется возможным.

Дело в том, что более новые версии (от 2003 года) MS Word, без проблем работают как с расширением .docx, так и с .doc, а вот редакторы более старые, не способны открыть современный формат .docx, что вызывает ряд трудностей.

Существует проверенное временем решение:

• Мы не в силах заставить всех перейти на новый Word, но мы можем сохранять документы в формате .doc, что решит конфликт текстовых редакторов.
• Перед сохранением документа, убедитесь какой версии Word, у того пользователя, которому будете передавать файл.

Альтернативным вариантом открытия новых форматов, является онлайн версия Word. Вы всегда можете открыть документ через бесплатные приложения Office Online, и сохранить в подходящем вам формате, для дальнейшего редактирования на своем компьютере.

Первое сохранение (создание)

Каждый пользователь Ворд должен знать, как создать в нём документ. Сделать это довольно просто — есть 3 способа:

• Нажать «Сохранить» или «Сохранить как» при первом редактировании нового медиафайла;
• Нажать Ctrl + «S» — эта функция дублирует первую;
• Попытаться закрыть окно — программа сама предложит зафиксировать изменения.

Вне зависимости от того, каким вариантом вы воспользуетесь, появится окно записи. Вы сможете выбрать директорию и наименование. Настройте эти параметры по требованию.

Аномальные миры Алекса Андреева

—Музыка

—Поиск по дневнику

—Статистика

Суббота, 03 Января 2009 г. 04:30 + в цитатник

Работаем за компьютером без мышки, только на клавиатуре

WIN — самая основная кнопка, с помощью ее можно добраться до любой программы Нужно ее нажать, потом стрелочками вниз/влево/вправо/вверх перемещаться по

меню. TAB — перемещается по всем возможным окнам программы или рабочего стола

Del — удаление объекта Shift + Del — удаление объекта без помещения его в корзину

Page Down — перемещение курсора вверх Page UP — перемещение курсора вниз HOME — перемещение курсора в начало строки END — перемещение курсора в конец строки

Shift + Page Down — выделить текст от курсора и вниз Shift + Page UP — выделить текст от курсора и вверх Shift + HOME — выделить текст от курсора до начала строки Shift + END — выделить текс от курсора до конца строки

Ctrl + Page Down — перемещение курсора на 1 страницу вниз Ctrl + Page UP — перемещение курсора на 1 страницу вверх Ctrl + HOME — перемещение курсора в начало документа Ctrl + END — перемещение курсора в конец документа Ctrl + c — Копировать Ctrl + v — Вставить Ctrl + x — Вырезать Ctrl + s — Быстрое сохранение Ctrl + a — Выделить все Ctrl + o — Открыть Ctrl + z — Отмена операции/ввода Ctrl + 2 раза ESC — активирует строку пуск ( с помощью TAB можно по ней

меню) Ctrl + Shift + ESC или Ctrl + Alt + Del ete (добавил Slv ) — открыть диспетчер задач

Alt + ESC — перемещение между окнами запущенных приложений по порядку без панели (добавил Slv )

F10 — Войти в меню программы и стрелками перемещаться по ее пунктам

Shift + F10 или MENU — эмулирует нажатие правой кнопки мыши на том месте, где находиться курсор.

Совет: Клавиша Print Screen делает снимок экрана и помещает его в буфер обмена. Клавиша Alt + Print Screen делает снимок активного окна и помещает его в буфер обмена. После этого можно запустить стандартный редактор изображений — Paint и вставить снимок экрана в него(Ctrl + v ), а уже там или сохранить в любом удобном формате или разрезать снимок экрана как удобно.

Oper a : Стрелки вверх/вниз — прокрутка веб страницы вверх/вниз. Shift + стрелки вверх вниз влево/вправо — перемещение по гиперссылкам на

0 -Увеличить масштаб на 10% 9 — Уменьшить масштаб на 10% 6 — Восстановить масштаб 100% ESC — прекратить загрузку веб-страницы Ctrl + стрелка влево — перейти назад Ctrl + стрелка вправо — перейти вперед F5 — обновить веб страницу F4 — показать скрыть панели Ctrl + D — добавить закладку Ctrl + F или / или . — найти (после того как в буфере поиска появилось нужное слово — F3 ищет его далее по веб-странице) Ctrl + S — сохранить веб страницу (Совет: очень удобно сохранять веб страницы в один файл-архив (mht)) Ctrl + T — создать вкладку Ctrl + пробел — перейти на домашнюю страницу Ctrl + Tab — перемещение между вкладками (нет слов, создатели молодцы) Ctrl + W — закрыть вкладку H — Задействовать строку ввода адреса Ctrl + Q — закрыть оперу

F 12 — Сохранить файл как

Alt + Shift + D — Вставка даты

Alt + Shift + T — Вставка времени

Alt + Ctrl + Num — — Длинное тире

Ctrl + Num — — Короткое тире

Ctrl +_ — Неразрывный дефис

Ctrl + Shift + Space — Неразрывный пробел

Alt + Ctrl +с — Вставка символа ©

Alt + Ctrl + R — Вставка символа ®

Ctrl +ё или Shift +э — Откр . двойные кавычки

Ctrl +э , Shift +э — Закр . двойные кавычки

Alt + Ctrl + G — Применить стиль ЗАГОЛОВОК_1

Alt + Ctrl + H — Применить стиль ЗАГОЛОВОК_2

Alt + Ctrl + J — Применить стиль ЗАГОЛОВОК_3

Ctrl + Shift + N — Применить стиль ОБЫЧНЫЙ_ТЕКСТ

Ctrl + B — Стиль «жирный» ( Bold )

Ctrl + U — Стиль «подчеркнутый» ( Underline )

Ctrl + I — Стиль » курсив » ( Italic )

Ctrl + E — Выравнивание по центру

Ctrl + J — Выравнивание по ширине

Ctrl + L — Выравнивание по левому краю

Ctrl + R — Выравнивание по правому краю

Alt + Ctrl + K — Установка интервала 1

Alt + Ctrl + Q — Установка интервала 1.5

Alt + Ctrl + M — Установка интервала 2

Shift + F 3 — Изменение регистра букв

Ctrl + Shift + N — Изменение шрифта

Ctrl + K — Автоматическое форматирование

Shift + и Ctrl + T Увеличение/уменьшение выступа

Shift + и Ctrl + M Перемещение левого выступа на след ./ пред. единицу табуляции

CTRL +9 или CTRL +0 — Круглые скобки

CTRL + — Квадратные скобки

CTRL + < или CTRL +>- Фигурные скобки

CTRL +/ — Дробь с косой чертой

CTRL + H — Верхний индекс

CTRL + L — Нижний индекс

CTRL + J — Верхний и нижний индексы

CTRL + I — Интеграл

CTRL + SHIFT + T — Абсолютное значение

CTRL + R — Корень

CTRL + T и N — Корень n -ой степени

CTRL + T и S — Сумма

CTRL + T и P — Произведение

CTRL + T и M — Шаблон матрицы размера 3 X 3

Сохранение в качестве шаблона

Чтобы предотвратить изменения в записи оригинальных данных, но сделать другой файл на их основе, сделайте шаблон:

• Откройте нужный текст;
• Перейдите в «Файл»;
• Клкните «Сохранить как»;
• Выберите «Этот компьютер» и расположение;
• Введите название текста;
• Выберите формат «Шаблон»;
• Сохраните.

Так вы сможете использовать документ Ворд в качестве исходника при создании нового. Чтобы сделать это, откройте текстовый редактор и нажмите «Создать» — «Создать из имеющегося».

Как записать на компакт-диск

Для того чтобы записать текст из Ворд на оптический носитель, нужно:

• Поместить носитель в привод для записи;
• Выбрать один из вариантов — «Записываемый компакт-диск» или «Перезаписываемый» (второй позволяет многократно записывать и стирать информацию);
• Нажмите «Пуск» — «Компьютер» и кликните на стрелку рядом с этим элементом;
• Развернётся список доступных дисков;
• В выбранный вами перенесите определённые медиафайлы;
• Кликнуть «Записать диск» и «Как флеш-накопитель USB» или «С проигрывателем CD/DVD» — зависит от желаемых требований;
• Сделайте название диска;
• Далее делайте всё по инструкции на экране.

Советы для записи текста на компакт-диск:

• Не пытайтесь вместить на носитель количество данных, которое превышает допустимый объём. Ёмкость диска указана на упаковке (а иногда на нём самом). Если медиафайлы большие, лучше сохранить их на DVD с возможностью записи и перезаписи. Правда, не все версии Windows работают с копированием DVD. Придётся использовать специальные программы.
• Проверьте, чтобы на носителе было достаточно места для создания временных медиафайлов, которые необходимы для правильной записи. Стандартный диск в Windows требует до 700 МБ, более быстрые — до 1 ГБ.
• После завершения процедуры копирования проверьте носитель, чтобы убедиться, что данные были перенесены и сохранены.

Что делать, если забыл сохранить документ

Ни для кого не секрет, что человеку свойственно ошибаться, а компьютер просто машина, поэтому возникают ситуации, когда документ закрывается без сохранения.

Завис компьютер, произошел сбой и Word закрылся, скакнуло напряжение и компьютер выключился, закрыл ворд не сохранил текст документа, подобных случаев можно перечислить очень много, но факт остается фактом, документ, над которым работали очень долго, не сохранился.

Или наоборот, заработался, часть документа удалил и случайно нажал «Сохранить» и теперь надо вернуть более раннюю версию.

Избежать подобных ситуаций, поможет встроенная функция автосохранения документа. Эта функция будет сохранять документ через определенное количество минут автоматически.

И все же, бывают случаи, часто от невнимательности или усталости, когда при закрытии документа, машинально нажал «Не сохранять». Конечно же, все последние изменения будут потеряны, но частично, файл удастся спасти..

Давайте рассмотрим, что следует делать, если вышли без сохранения или в результате программного сбоя закрылся текстовый редактор WS Word или отключили свет и компьютер выключился.

• Войдите в меню «Файл».
• Выберите команду «Параметры».
• Кликните на строку «Сохранение».
• Скопируйте адрес папки из ячейки «Каталог данных для автовосстановления».
• Откройте «Проводник» и вставьте в адресную строку скопированную информацию.
• В открывшемся окне найдите последний сохраненный файл. Время сохранения найдете в колонке «Дата сохранения».
• Откройте файл и увидите, что это потерянный Вами документ сохраненный последним автосохранением.
• Откройте через редактор Word этот файл и, воспользовавшись командой «Сохранить как», присвойте интересующее имя и укажите папку для сохранения.

Как записать с удалённым доступом

Запись данных в интернете — удобный способ хранить данные, так как доступ к ним возможен в разных местах. Достаточно, чтобы компьютеры были подключены к сети. Для этого нужно:

• Открыть «Файл»;
• Кликнуть «Сохранить как»;
• Выбрать сетевую папку;
• Если она синхронизирована с компьютером, укажите её в перечне в области «Компьютер»;
• Вы также можете начать вводить название папки в «Имя файла» и нажать Enter;
• Введите наименование файла, с которым вы хотите его записать, и нажмите «Сохранить».

Как сохранить в SharePoint

Алгоритм:

• Открыть «Файл»;
• Кликнуть «Сохранить», отправить и выбрать «Сохранить в SharePoint»;
• Выбрать расположение для записи, нажать «Сохранить как»;
• В диалоговом окне подтвердить запись.

Как записать в OneDrive

Алгоритм:

• Открыть «Файл»;
• Кликнуть «Сохранить на веб-сайте»;
• Нажать «Войти в систему», авторизоваться с помощью Windows Live ID, нажать «ОК»;
• Выберите папку OneDrive, кликните «Сохранить как»;
• Введите имя файла и произведите запись.

Как сделать так, чтобы его можно было открыть в старых версиях Word

Формат «.docx», который является базовым в современных версиях Microsoft Office, не может быть использован в Word 2003 и более ранних программах. Его можно открыть только при установке специального пакета совместимости. Для того чтобы избежать загрузок, достаточно записать текст в «.doc». Правда, в этом случае может стать недоступным форматирование, применённое с помощью инструментов Word 2010 и новее. Для того чтобы записать в «.doc», нужно:

• Открыть «Файл»;
• Выбрать «Сохранить как»;
• Ввести имя файла, нажать «Сохранить»;
• В выпадающем списке указать расширение «Документ Word 97-2003» и изменить на «.doc»;
• Ввести имя документа и подтвердить.

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал.

Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть.

То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ.

Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

• общие (глобальные);
• шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

• dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
• dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot.

Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов.

Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта.

В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением.

Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

• Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
• Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
• Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
• Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Как записать в PDF или XPS

Эти форматы — самые доступные и популярные для того, чтобы ограничить редактирование. Получатель документа сможет только просматривать содержимое. Чтобы сделать такую настройку, нужно:

• Открыть «Файл»;
• Выбрать «Сохранить как»;
• Ввести имя текста в соответствующее поле;
• В списке выбора типа файла указать PDF или XPS;
• Если просмотр будет только в сети, можно уменьшить размеры — кликните «Минимальный размер»;
• Если нужно частично записать текст, включить записанные правки, свойства файла или создать гиперссылки, выберите соответствующие пункты в «Параметры»;
• Подтвердите изменения.

Как сохранить в виде веб-страницы

Этот вариант подходит для чтения в браузере. Он не переносит макет текста. Записать можно как в виде обычной HTML-страницы, так и в качестве документа, который сочетает в себе все медиафайлы (MHTML). Для этого:

• Нажмите «Файл»;
• Выберите «Сохранить как»;
• При публикации найдите имя сервера и кликните на него один раз;
• Введите наименование файла;
• В поле «Тип» укажите «Веб-страница» или альтернативу — «в одном файле»;
• Подтвердите изменения.

Сохранение в простых форматах

Этот вариант нужен для того, чтобы записать текст в простом расширении, которое могут «читать» почти все программы для редактирования. Самый простой из них — «.txt». Также можно выбрать «.rtf», «.odt» и «.wps». Важно учитывать, что их использование может привести к утере форматирования и макета. Применяйте расширения только тогда, когда важен сам текст, а не его свойства. Для этого:

• Откройте «Файл»;
• Выберите «Сохранить как»;
• Введите наименование текста;
• Выберите тип медиафайла — один из вышеописанных;
• Подтвердите изменения.

Другие способы

Более продвинутых и простых способов, чем те что описаны выше просто нет. Можно дополнить, лишь, что существуют расширенные аналоги тех же самых вариантов сохранения, но средствами стороннего программного обеспечения.

Например, одна из самых известных и бесплатных программ для создания копий файлов Cobian Backup позволяет сохранять файл с любой временной частотой, но помимо этого умеет работать с файлами по сети, сохранять целые группы в разных местах расположенных файлов. Плюс подобных приложений в том, что всю работу по сохранению можно централизовать и использовать возможности сети для хранения копию.

Например, при работе нескольких человек на разных компьютерах, все эти функции выходят на первый план и здорово облегчают организацию трудовой деятельности.

В статье было рассказано лишь об одном сочетании клавиш. Но любому пользователю будет не лишним и достаточно просто поискать информацию по всем остальным. Есть не менее полезные комбинации. Также совсем неплохо было бы и познакомиться с программами для создания бекапа. А лучшим способом застраховаться от потерь информации можно настроив автоматическое сохранение непосредственно в рабочем приложении.